A importância da comunicação nos programas de gestão de riscos corporativos (ERM)
A comunicação eficaz é certamente um objetivo importante perseguido pelas organizações. Mais do que saber dizer algo a outras pessoas, a eficácia da comunicação consiste em fazer com que o outro lado – no caso, o receptor – entenda aquilo que é dito, sem que haja qualquer tipo de má interpretação. Por isso, é dever de quem está se comunicando assegurar que sua mensagem será compreendida de forma clara e objetiva.
Nas organizações a comunicação eficaz pode ser definida como aquela que transforma a atitude das pessoas. Se a comunicação apenas muda suas ideias, mas não provoca nenhuma mudança de comportamentos, então ela não atingiu seu resultado.
Os elementos que compõem a comunicação eficaz são:
- Emissor: responsável por transmitir a mensagem, com todas as informações necessárias para que haja o entendimento assertivo e efetivo desta;
- Receptor: trata-se de quem recebe a mensagem e faz a sua interpretação;
- Linguagem: aqui estamos falando dos códigos de linguagem que são utilizados para que haja a transmissão correta das informações;
- Mensagem: por fim, a mensagem é basicamente o conjunto de informações que são transmitidas.
No cenário organizacional, a comunicação é bastante dinâmica pois, é realizada por meio de conversas, formais e informais, telefonemas, reuniões, incluindo a pausa do café. Além da comunicação verbal, há também a utilização de ferramentas de comunicação escrita como e-mail, memorandos e circulares, que fazem parte do dia a dia de qualquer organização atualmente.
A comunicação eficaz traz diversos benefícios:
- Assertividade nos processos
- Engaja e motiva os colaboradores
- Diminuição de conflitos
- Melhora o clima organizacional
Como já mencionamos no artigo “As prioridades para os Conselhos de Administração e a relevância do Tone at the Top”, o IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa) define os passos abaixo para a construção do Plano Estratégico de uma organização:
- Preparação
- Desenvolvimento
- Cenários
- Contexto competitivo e posição atual da empresa
- Elaboração do plano estratégico
- Competências
- Recursos
- Sustentabilidade
- Avaliação de riscos
- Aprovação
- Apresentação para discussão
- Definição de indicadores de acompanhamento
- Comunicação do plano à organização
Destacamos aqui nossos 2 temas de foco neste artigo: a gestão de riscos e a comunicação, ambas, parte do planejamento estratégico de uma empresa.
De acordo com o Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa publicado também pelo IBGC, a governança corporativa está baseada em quatro princípios de boas práticas:
- Transparência
- Equidade
- Prestação de contas (accountability)
- Responsabilidade corporativa
Os princípios da Transparência e da Prestação de contas estão integralmente ligados à comunicação. A Transparência consiste na disponibilização das informações (financeiras ou não) que sejam de interesse das partes interessadas, e não apenas aquelas impostas por disposições de leis ou regulamentos. Conectando com o princípio da Prestação de contas, que define que os agentes de governança devem prestar contas de sua atuação de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo.
A comunicação também faz parte dos princípios que norteiam o framework do COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) em sua publicação de 2017, COSO ERM – Gerenciamento de Riscos Corporativos – Estrutura Integrada (ERM – Enterprise Risk Management – Integrated Framework).
- Information, Communication, and Reporting | Informação, Comunicação e Divulgação
O gerenciamento de riscos corporativos demanda um processo contínuo de obtenção e compartilhamento de informações precisas, provenientes de fontes internas e externas, originadas das mais diversas camadas e processos de negócios da organização.
Sabemos que “dados” agora são considerados como o “novo ouro” em um momento de pleno avanço da tecnologia, as organizações são cada vez mais desafiadas na tratativa de dados, tanto pela quantidade como pela velocidade em que estes dados precisam ser processados, organizados e armazenados (e PROTEGIDOS).
Nesse ambiente é importante que as organizações sejam capazes de fornecer as informações certas, da forma correta, com o nível de detalhes adequado, às pessoas que precisam dessas informações e no tempo certo.
Os dados são transformados em informações sobre clientes, produtos, concorrentes, funcionários, stakeholders etc. Estas informações podem ser estruturadas de forma a identificar os riscos que poderiam afetar a estratégia e os objetivos de negócio da entidade.
A utilização dos sistemas de informação e tecnologia deve ser maximizada pelas organizações, buscando impulsionar o gerenciamento de riscos corporativos, utilizando canais de comunicação para stakeholders internos e externos. Estes canais permitem que as informações sobre riscos possam ser utilizadas para a tomada de decisões.
A Administração precisa comunicar com clareza a estratégia e os objetivos de negócio da entidade a toda a organização, de forma que todos os colaboradores, em todos os níveis, entendam seus papéis e responsabilidades para o atingimento das metas. As mensagens deverão ser adequadas às necessidades de informação de cada público e conciliadas com a visão, a missão e os valores da organização. Aliado a isso, os riscos, que compõem o planejamento estratégico, também devem fazer parte desta comunicação.
A comunicação visa transformar a execução da estratégia em uma tarefa de todos da organização, mas é preciso ter cuidado para adaptar o conteúdo ao interesse e ao nível de conhecimento de cada público.
A frequência da comunicação deve ser compatível com a necessidade de informar e envolver e ser precisa no relato das informações. Uma mensagem parcial, duvidosa ou que seja interpretada como pouco plausível ou inautêntica, independentemente da qualidade do plano estratégico aprovado, poderá comprometer a sua implementação. Além de divulgar questões de caráter técnico, a comunicação deverá enfatizar também aspectos motivacionais para promover o sucesso da execução.
A chamada “cultura de riscos” de uma organização – ou a falta dela – pode representar um grande obstáculo à comunicação, principalmente se as pessoas não forem preparadas e treinadas para este novo mindset. Elas podem ter dificuldade de abandonar condutas e valores que produziram impactos positivos no passado (o famoso “sempre foi assim”) e, como tal, integram a identidade, a memória e os pressupostos tácitos da organização.
Essa situação pode dificultar a execução do plano estratégico – algo mais comum nos casos que implicam mudanças relevantes (novos mercados, novos canais, novas formas de atuação, busca por eficiências antes não prioritárias, novos processos de trabalho etc.) ou em empresas que derivam de processos de fusão e aquisição de outras organizações com culturas heterogêneas. A atenção do conselho de administração a esses aspectos – habitualmente menos frequentes no dia a dia da diretoria – pode ser valiosa para alertar os executivos sobre o problema.
O propósito da comunicação é auxiliar as partes interessadas na compreensão do risco, fornecendo a base onde as decisões são tomadas e as razões pelas quais ações específicas são requeridas. A comunicação busca promover a conscientização e o entendimento do risco, no âmbito de cada etapa e ao longo de todo o processo de gestão de riscos.
De acordo com a norma ISO 31000, a comunicação visa:
- reunir diferentes áreas de especialização para cada etapa do processo de gestão de riscos;
- assegurar que pontos de vista diferentes sejam considerados apropriadamente ao se definirem critérios de risco e ao se avaliarem riscos;
- fornecer informações suficientes para facilitar a supervisão dos riscos e a tomada de decisão;
- construir um senso de inclusão e propriedade entre os afetados pelo risco.
Podemos concluir que a prestação de contas e o reporte de progressos são tão importantes quanto a gestão em si e que a boa comunicação é essencial para o sucesso de um programa de gestão de riscos. Como desde muito tempo o querido comunicador brasileiro Abelardo Barbosa ( o Chacrinha) já dizia, “Quem não se comunica, se trumbica”
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Referências:
- IBGC – Princípios de Governança Corporativa
https://www.ibgc.org.br/blog/principios-de-governanca-corporativa
- IBGC – Código Brasileiro de Governança Corporativa
https://www.ibgc.org.br/destaques/pratique-explique
- IBGC – O Papel do Conselho de Administração na Estratégia das Organizações
https://conhecimento.ibgc.org.br/Paginas/Publicacao.aspx?PubId=23484
- IBGC – Caderno 19 – Gerenciamento de riscos corporativos: evolução em governança e estratégia
https://conhecimento.ibgc.org.br/Paginas/Publicacao.aspx?PubId=21794
- COSO Enterprise Risk Management 2017
- Gestão de Riscos – Diretrizes – ABNT NBR ISO 31000 – segunda edição 28.03.2018
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